INNOVATIE OMDAT HET WEL TOF ZOU ZIJN

De e-mail is een van de belangrijkste innovaties van de 20e eeuw. Het eerste e-mailbericht werd in 1971 voor het eerst verzonden over een computernetwerk door Ray (Raymond) Tomlinson. Het heeft onze manier van communiceren volledig veranderd. Tomlinson is in 2016 overleden op 74 jarige leeftijd.
Zijn innovatie was niet echt een uitvinding, het was een nieuwe experimentele stap in een reeds bestaand proces van digitale berichten sturen naar verschillende gebruikers op dezelfde computer. Hij deed dat alleen maar omdat hij het wel een leuk idee vond om berichten naar gebruikers op andere computers te sturen. Ook was hij de eerste die het “@” symbool gebruikte.

JA, LEUK… EN NU?

Inmiddels zijn we ruim 45 jaar verder en is e-mail de gewoonste zaak van de wereld geworden. De uitvinding van de e-mail heeft de wereld een stuk kleiner gemaakt en mensen over afstand met elkaar verbonden. Het heeft de brief en post nagenoeg vervangen en het gesprek van man tot man of in groepen gebeurt ook veel via e-mail. Niet alleen het communicatiemiddel is daarmee veranderd, maar ook de manier waarom we berichten sturen is enorm veranderd. Kreeg je vroeger nog één à twee keer per dag de postbode aan de deur, tegenwoordig staat de inbox wijd open, 24 uur per dag. En niet alleen in de mail, maar ook van allerlei andere berichtendiensten zoals social media, winkels, Mijn Overheid en ga zo nog maar even door. Geweldig! De wereld ligt aan onze voeten, alles en iedereen is vanuit de luie stoel benaderbaar. Niet iedereen is er zo enthousiast over.

IK WORD ER HELEMAAL GEK VAN!

Hoe kan het dat zo’n populair communicatiemiddel zoveel allergie opwekt? Bekijk je de mogelijkheden van e-mail naast de theorie van Maslow, dan zou iedereen er dolgelukkig mee moeten zijn:

“There are at least five sets of goals, which we may call basic needs. These are briefly physiological, safety, love, ‘esteem, and self-actualization. In addition, we are motivated by the desire to achieve or maintain the various conditions upon which these basic satisfactions rest and by certain more intellectual desires.”

En toch hoor ik regelmatig: “Ik word er helemaal gek van!”
​Dat komt vooral omdat we ons nooit de tijd hebben gegund om ermee te leren werken en leven, zoals we dat hebben geleerd met onze post:
Een kort voorbeeld: ​

• Ik loop eens per dag naar de brievenbus. Die staat bij mij vooraan de straat, zo’n groene plastic doos met een deksel op een paaltje. 
• Ik haal alle post uit mijn brievenbus en bij binnenkomst leg ik de post op de tafel. 
• Ik filter de post meteen en bijna automatisch, en ik sorteer keurig: nieuws bij nieuws, folders bij folders en brieven op naam gesorteerd voor de juiste ontvanger. 
• Aan mij/ons gerichte ansichtkaartjes deel ik met de rest indien relevant en dan begin ik aan de rest: rekeningen, informatieve berichten van de verzekeraar enzovoorts. 
• Wat ik meteen kan afhandelen doe ik meteen en dingen die langer duren komen op het stapeltje om later te verwerken.
• Ik ben in een paar minuten klaar met de post.

Easy as can be, heel normaal. En ik hoef er daarna ook niet meer over in te zitten.

EEN PAAR DUIZEND E-MAILS

Regelmatig kom ik bij mensen aan het bureau en tref daar een overvolle Inbox aan. En dan heb ik het niet over 32 ongelezen berichten, maar over een paar duizend, waarvan de helft waarschijnlijk niet eens is gezien. Wat ik dan veel hoor: “Ik kom er niet aan toe om dat allemaal op te ruimen, ik heb het al zo druk.” “Misschien moet ik er nog iets mee…”
En dat doen de mensen zichzelf aan, ook als ze vinden dat anderen dat doen. Het zou mooi zijn als e-mail net zo makkelijk af te handelen zou zijn als gewone post.

EEN LIJSTJE DIKKE TIPS TEGEN E-MAILDRUK:

Ik ben groot fan van Microsoft Outlook. Ook op de Apple. Daar kan ik een heel pleidooi over houden en vervolgens veel discussie over oproepen. Er zijn ook heel veel andere hele goede tools in omloop die misschien wel beter zijn. Het zou mooi zijn als je deze tips ook kunt gebruiken in andere programma’s. Of misschien wel aanvullingen hebt. Dat kan in de reacties hieronder.

DIKKE TIP 1: MAAK JEZELF NIET GEK: DRIE KEER DAAGS EEN CHECK

Spreek met jezelf af dat je maximaal drie keer op een dag in je Postvak In kijkt. Waarom? Omdat je waarschijnlijk ook niet vaker dan drie keer de post uit je brievenbus haalt.
Begin de dag met je agenda. Kijk wat je programma is voor die dag. Plan het lezen van je e-mail in. Maak er desnoods een agenda-item van: een moment aan het begin van je dag, een moment ergens rond de lunch en een moment aan het eind van de dag. Afhankelijk van je werkzaamheden tussen de 10 tot 30 minuten. Je kunt Outlook zo instellen dat Outlook opent met je agenda. En niet met je brievenbus. Krijg je de mail ook op je telefoon? Verplaats dan de apps voor mail naar een tweede scherm. Het is vast belangrijk dat je de mail in je broekzak of handtas bij je hebt, maar het kan niet de bedoeling zijn dat je de hele dag op je smartphone naar je e-mail zit te kijken. Op het toilet… E-mail is niet bedoeld voor snelle communicatie. Het is een alternatief voor post.
Schakel daarom ook de meest penetrante meldingen voor nieuwe e-mails uit: het pop-up scherm rechts onderin je computerscherm en het geluidje voor nieuwe mailberichten op je smartphone. Nu kun je gewoon je werk doen zonder constant afgeleid te worden.

DIKKE TIP 2: STRUCTUREER HET AFHANDELEN VAN JE E-MAILS

Het is goed om te bedenken wat je allemaal in je Postvak In binnenkrijgt. Net zoals met de post in de brievenbus. Als je in Google Afbeeldingen de zoekterm “Getting things done” (van David Allen) intypt, dan verschijnt er een schemaatje over e-mail. Er zijn legio van die afbeeldingen te vinden. Het boek is trouwens ook een aanrader, gebruik het vooral voor de handige tips. 
Waar het om gaat is dat je goed weet wat er gebeurt in je Postvak In en wat je vervolgacties zijn. De gouden regel: neem per e-mail niet meer dan twee minuten de tijd om af te handelen. Duurt het afhandelen langer omdat de mail heel lang is of de e-mail bevat een klusje dat langer duurt dan twee minuten, dan is het beter om de vervolgactie te plannen in je agenda of je takenlijst, met de betreffende e-mail als bijlage bij het agenda-item of de taak op je to-do-list. Als dat klaar is, verwijder je de e-mail uit je inbox.

1. Scan de mail op inhoud: waar gaat het over?
2. Besluit of je er iets mee moet of niet
   1. Indien niet: verwijderen, archiveren of op een lijstje zetten voor eventueel later 
   2. Indien wel: hanteer de twee-minuten-regel: kan ik de mail in twee minuten afhandelen?
      1. Ja? Doe dat dan. Archiveer of verwijder de mail daarna.
      2. Nee? Plan het afhandelen van deze mail in je agenda of takenlijst. Voeg de mail erbij zodat je de juiste informatie op het juiste moment hebt. En dan is de mail ook uit je postvak.
   3. Als je nu nog even niets met de mail kunt, omdat je moet wachten op iets anders? Categoriseer of label de mail dan met “Wachten op” of laat de mail later terugkomen. Hier zijn diverse workflows voor te bedenken.

Als je dit beheerst zal je zien dat er naast het e-mailen ook nog tijd is om je werk te doen.

DIKKE TIP 3: SCHAF GELEZEN EN ONGELEZEN AF

Er gaat veel fout met de optie gelezen/ongelezen. Outlook markeert automatisch mails als gelezen als je ze per ongeluk geselecteerd hebt. Dat is wel aan te passen, maar ook dan werkt het gewoon niet. Als ik een mail lees, wil ik ook niet een mail markeren als ongelezen om hem later weer opnieuw te lezen, want dat is dan dubbel werk. Dat doe ik ook niet met mijn post. Als ik mijn post uit de brievenbus haal, kijk ik niet wat er allemaal in de brievenbus zit, maak het open en lees het, stop het terug in de enveloppe en vervolgens weer in de brievenbus te doen, om de brievenbus te sluiten en terug naar binnen te lopen. Om vervolgens later dezelfde post terug te vinden onder de nieuwe post. 
Ik heb me eens laten vertellen dat alle e-mails gemiddeld 6 keer gelezen worden. Dat geldt voor iedereen en alle mails. En dat geloof ik wel. Sommige mensen zijn daarin bijzonder efficiënt en anderen helemaal niet. Onbewust kijken mensen heel vaak naar de mail om er vervolgens niets mee te doen.
Op het moment dat je ervoor kiest om je mails te lezen, kies er dan ook voor om de juiste vervolgactie meteen uit te voeren, zie dikke tip 2.

DIKKE TIP 4: JE EIGEN PERSONEEL IN OUTLOOK

Outlook heet niet voor niets Outlook. En niet “mail” of iets dergelijks. Het heet zo omdat het programma een heleboel zaken voor jou in de gaten kan houden. Je kunt er bijvoorbeeld een portier, een receptioniste, een secretaresse en een afdeling planning instellen. Automatiseren heet dat.

DE PORTIER

De portier geef je instructies, bijvoorbeeld: een e-mail met bepaalde eigenschappen wordt door de portier automatisch verplaatst naar een submap voor nieuwbrieven. Dan kun je die later bekijken en is het geen vervuiling in je Inbox. En je kunt aan de getallen achter de submap wel zien dat daar nieuwe berichten in staan. Hiervoor zijn er “Regels” aan te maken.

DE RECEPTIONIST

De receptionist: soms zijn er voor verschillende e-mails meerdere vervolgacties die altijd hetzelfde zijn. Bijvoorbeeld: doorsturen naar collega’s, markeren voor opvolgen over een week en verplaatsen naar een archiefmap. Of bij inkomende facturen: Markeren als gelezen, Verplaatsen naar de submap Administratie, categoriseren als “Nog betalen”, plannen als taak in je takenlijst en doorsturen naar de boekhouder. Dat weet de receptionist heel goed en met één klik is dat dan geregeld. “Snelle stappen” biedt daar de tools voor.

DE PLANNER

De planner geeft inzicht in de agenda en de taken kunnen een einddatum meekrijgen. Goed gebruik van de Categorieën in de agenda en de takenlijst geven middels kleuren in één oogopslag weer wat er op het programma staat en het zorgt ook voor extra mogelijkheden om overzicht te krijgen in je werkzaamheden. Via de functie Takenlijst Vandaag (Tabblad Beeld) komen taken uit je takenlijst op de juiste datum onder je agenda in beeld. Zo kun je je werkzaamheden strak plannen.

DE SECRETARESSE

Iemand moet je op de hoogte houden van alle processen die zich afspelen in je Outlook. De secretaresse zorgt ervoor dat je op de juiste momenten de juiste informatie krijgt. Stel je herinneringen in bij het aanmaken van een agenda-item of een taak, dan krijg je die op het juiste moment weer terug. Wil je lekker single-tasken? Dan vraag je je secretaresse om je takenlijst te sorteren op soort taak en je kunt ongestoord aan de slag en in je flow komen. Je secretaresse roept je wel als je ergens moet zijn, of wanneer de lunch begint.

Ben je lid van nieuwsbrieven waar je niet op zit te wachten? Meld je dan af. Regel de rest volgens bovenstaande tips. 
Stel een vraag niet te snel via e-mail. Kijk eerst eens of je zelf achter het antwoord kunt komen zonder iemand anders ermee lastig te vallen: ook je collega heeft last van een volle mailbox. Dat noemt men ook wel “iets over de schutting gooien”.
Welke communicatie gaat via mail? Welke via andere media zoals een nieuwsportaal op intranet, Yammer of WhatsApp? Hoe ga je om met “Allen beantwoorden”? 
Wat is de toon van het e-mailverkeer? Let erop dat communicatie via e-mail alleen maar tekstueel is en humor vaak lichaamstaal of mimiek nodig heeft.
Dit zijn allemaal zaken die het werk een stuk aangenamer kunnen maken en het is helemaal geen gek idee om met elkaar eens te gaan zitten om hierover werkafspraken te maken.

DIKKE TIP 5: MAAK AFSPRAKEN MET ELKAAR OVER E-MAIL EN BEGIN VOORAL BIJ JEZELF

E-mail is er langzaam ingeslopen en er zijn heel vaak nooit afspraken over gemaakt of geleerd hoe je er handig en praktisch mee kunt werken.

IK LEER JE HOE EN WAT IN JOUW PARTIJK

Wil je weten hoe dat allemaal in jouw praktijk kan werken? Neem contact met me op, ik kom jou, je collega’s of je hele bedrijf graag bijspijkeren over werken met e-mail. En ach… vooruit: dat mag via e-mail 🙂

BRONNEN

http://internethalloffame.org/inductees/raymond-tomlinson
http://www.rtn.com/news/rtnwcm/groups/public/documents/content/rtn12_tomlinson_email.pdf
http://psychclassics.yorku.ca/Maslow/motivation.htm
​http://gettingthingsdone.com